1. Undang-Undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan
memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut
UU tersebut ?
Jawab :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Jelaskan pendapat
saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi ?
Jawab :
1. Fungsi Arsip
a. Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dan
segi kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat
penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat
bantuan perpustakaan.
3. Penyimpaan
warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan
yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan
berarti menyimpan secara teratur dan tetap warkat-warkat penting mengenai
kemajuan perusahaan.
b. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun
1971 pasal dua, fungsi arsip dibedakan menjadi dua, yaitu:
1.
Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2.
Fungsi Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negra.
2.
Nilai Guna Arsip
Setiap
warkat yang disimpan pasti mempunyai kegunaan tertentu. Oleh karena itu,
disebut sebagai arsip. Beberapa ahli yang mengemukakan nilai guna arsip adalah
sebagai berikut:
a.
Vernon
B. Santen
Menurut Vernon,
nilai guna arsip dapat dikenal dengan sebutan ALFRED adalah sebagai berikut
-
Administrasi
Value (nilai administrasi).
-
Legal
Value (nilai hukum).
-
Fiscal
Value (nilai keuangan).
-
Research
Value (nilai penelitian).
-
Education
Value (nilai pendidikan).
-
Documentation
Value (nilai dokumentasi).
b.
Menurut
Militon Reizfeld
-
Values
for administrative use.
-
Values
for legal use.
-
Values
for fiscal use.
-
Values
for policy use.
-
Values
for operating use.
-
Values
for histories use.
-
Values
for research use.
c.
Menurut
The Liang Gie
-
Nilai
kegunaan administrasi
-
Nilai
kegunaan hukum
-
Nilai
kegunaan keuangan
-
Nilai
kegunaan haluan organisasi
-
Nilai
kegunaan organisasi
-
Nilai
kegunaan sejarah
-
Nilai
kegunaan penelitian
-
Nilai
kegunaan penerangan
d.
Menurut
Ensiklopdi Administrasi
Pada
pokoknya suatu warkat mempuyai empat macam kegunaan yaitu :
-
Guna
Informatoris, yaitu memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau
peristiwa.
-
Guna
Yuridis, yaitu sebagai alat bukti dalam suatu pengadilan
-
Guna
Historis, yaitu arsip ang menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang
telah lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai suatu peristiwa
sejarah.
-
Guna
Ilmiah, yaitu sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang serjana atau
penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.
e.
Menurut
Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau
dari kepentingan penggunaan arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi
dua, yaitu :
-
Nilai
Guna Primer, yaituarsip yang bernilai guna bagi instansi atau individu yang menciptakan
arsip itu sendiri.
-
Nilai
Guna Sekunder, yaitu arsip yang bernilai guna di luar instansi atau individu
yang menciptakan arsip tersebut.
3. Jelaskan
pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual
records, machine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan
sebagai pembuktian hukum untuk legalitas atau pun sebagai bukti sejarah ?
Jawab:
1.
Paper
Records (Arsip Berbasis Kertas) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis
diatas kertas, bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai
arsip yang bersifat konvensional.
2.
Audio
Visual Records (Arsip Pandang-Dengar) merupakan arsip yang dapat dilihat dan
didengar, arsip pandang-dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :
-
Arsip
Gambar Statik (Static Image), contohnya foto.
-
Arsip
Citra Bergerak (Moving Image), contohnya film, video dan sebagainya.
-
Arsip
Rekaman Suara (Sound Recording), contohnya kaset.
3.
Machine-readable-records
(Arsip Elektronik) merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan
sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita
magnetic, optical disk, cd rom dan sebagainya.
Arsip yang sering digunakan sebagai
pembuktian hukum ataupun sebagai bukti sejarah yaitu Paper Record (Arsip
Berbasis Kertas).
4. Sistem
Pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan
desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok
digunakan dilenbaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta !
Jawab :
1. Asas
Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan
kearsipan yang dipusatkan pada satu bagian/unit kerja sendiri, yang biasa
disebut bagian/kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan secara sentralisasi ini dimaksudkan
agar semua surat masuk dan surat keluar dalam suatu organisasi hanya melalui
satu pintu. Artinya bahwa semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam satu
tempat/ruang dan dikelola oleh satu unit tertentu, yaitu unit sentral (pusat).
Penyelenggaran asas ini sangat cocok untuk
organisasi yang masih sederhana. Asas ini dapat dijalankan dengan baik apabila
masing-masing unit letaknya berdekatan, sehingga unit kersipan dapat melayani
seluruh bagian yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
Ada beberapa kelebihan/keuntungan dari
penggunaan asas sentralisasi adalah sebagai berikut:
a.
Adanya
keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip.
b.
Penyelenggaraan
dan pengawasan lebih efektif karena tanggug jawab terpusat.
c.
Pengembangan
pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan atau spesialisasi pegawai
kearsipan .
d.
Menghilangkan
kesamaan salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan.
e.
Menjamin
bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama
disimpan menjadi satu.
f.
Penghematan
biaya, perlengkapan, dan pegawai.
g.
Lebih
cocok digunakan untuk organisasi yang kecil karena permasalahannya belum
kompleks.
Akan
tetapi, asas ini juga mempunyai kelemahan yaitu :
a.
Karena
tanggungjawab penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada satu unit maka jika ada
permintaan arsip dalam waktu yang bersamaan tidak dapat segera ditemukan dan
prosedur yang harus ditempuh untuk penemuannya cukup berbelit.
b.
Karena
pegawai arsip adalah orang yang ahli dibidangnya, sehingga sedikit sekali
memiliki pengetahuan dibidang lainnya.
c.
Sistem
dan prosedur yang digunakan pada unit pusat mungkin sama sekali tidak cocok
untuk semua bagian yang ada. Misalnya, unit kepegawaian memakai system abjad,
tetapi unit pemasaran lebih cocok jika menggunakan system wilayah.
d.
Semakin
besar organisasi dan semakin kompleks permasalahan bagian unit kearsipan, makin
mudah hilangnya surat-surat dan sulit penemuan kembali arsip.
e.
Pegawai
baru dan pegawai bagian lain tidak ada kesempatan untuk mempelajari system
penyimpanan.
f.
Unit
pusat lebih cenderung untuk menyingkirkan arsip yang dianggap tidak penting dan
tidak terpakai oleh semua unit organisasi, yang kadang-kadang anggapan ini
keliru. Misalnya arsip yang oleh unit pusat sudah pantas disingkirkan, tetapi
oleh bagian lain masih diperlukan.
g.
Tidak
cocok untuk kantor yang sudah kompleks masalahnya.
2. Asas
Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah penyelenggaraan
kearsipan yang tidak dipusatkan pada satu bagian/unit kerja tersendiri, tetapi
penyelenggaraan kearsipan dilakukan dimasing-masing bagian/unit.
Pada asas ini semua bagian/unit yang ada
dalam organisasi mengurus arsipnya masing-masing. Penyimpanan arsip dilakukan
pada tiap bagian untuk kepentingan bagiannya. Pada asas ini tanggung jawab kearsipan bukan tanggung
jawab pusat, namun menjadi tanggung jawab unit kerjanya. Penyeleggaraan arsip
secara desentralisasi dapat dipakai pada organisasi besar, yang permasalahannya
sudah cukup kompleks dan masing-masing letaknya berjauhan (terpisah) atau
perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Keuntungan dari penggunaan asas
desentralisasi adalah sebagai berikut :
a.
Karena
setiap unit dalam setiap organisasi bebas melaksanakan system kearsipan
sendiri, maka pimpinan unit akan lebih mudah mendapatkan arsip yang dibutuhkan.
b.
Waktu
dan tenaga untuk menmukan arsip lebih efesien karena arsip disimpan pada
masing-masing unit organisasi.
c.
Unit
akan lebih mudah menyesuaikan system dan metode kearsipan yang paling cocok.
d.
Pengawasan
arsip pada masing-masing unit akan mudah.
e.
Kerahasiaan
arsip pada masing-masing unit akan terjamin.
Adapun kelemahan dari asas desentralisasi
adalah sebagai berikut :
a.
Kemungkinan
terjadinya kesamaan arsip, karena tiap unit mengurus arsipnya sendiri.
b.
Kesamaan
arsip sering terjadi karena beberapa unit memerlukan salinan atas surat yang
masuk dan surat keluar dari unit tertentu.
c.
Tidak
ada keseragaman dalam prosedur kerja dan perlengkapan.
d.
Pimpinan
tertinggi sulit dalam mengambil keputusan karena menunggu informasi arsip dari masing-masing unit/bagian.
e.
Pemborosan
biaya dan perlengkapan.
f.
Bagian
lain terpaksa harus menunggu jika membutuhkan arsip yang sama dari unit
kearsipan
Asas yang paling
cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah yaitu “Asas Desentralisasi” dan
Asas yang paling cocok digunakan di lembaga pendidikan swasta yaitu “Asas
Sentralisasi”.
5. Salah satu
kegiatan kearsipan adalah filling, apa
pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip
dapat dengan mudah digunakan ?
Jawab :
Filling adalah suatu rangkaian kerja
secara teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat
diperlukan arsip tersebut dapat dengan cepat dan tepat ditemukan kembali.
Tujuan dari kegiatan filling adalah untuk
menghemat waktu, tampat, dan tenaga, baik saat penyimpanan maupun penemuan
kembali arsip.
Macam-macam filling system :
1. Sistem
Filling Abjad (Alphabetic Filling System)
Sistem abjad adalah system penyimpanan dan
penempuan kembali arsip berdasarkan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil
berdasarkan nama si pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/si
penerima surat. Nama-nama tersebut terlebih dahulu diindeks berdasarkan
peraturan yang berlaku. Berdasarkan indeks inilah warkat diberi kode.
2. Sistem
Filling Masalah (Subject Filling System)
Sistem subjek adalah system penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau isi pokok surat. Biasanya
masalah atau isi pokok surat dapat dilihat dalam perihal surat.
3. Sistem
Filling Tanggal (Chronological Filling System)
Sistem tanggal adalah system penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Dalam system
ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu tanggal
pembuatan warkat/surat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu tersendiri.
Sistem tanggal disebut juga system kronologis.
4. Sitem Filling
Wilayah (Geographic Filling System)
Sistem wilayah adalah system penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah atau daerah surat itu berasal
atau dibuat. Sistem ini pada dasarnya berpedoman kepada daerah atau alamat
surat. Nama daerah dijadikan sebagai kelompok atau tempat penyimpanan surat.
Demikian juga dalam penyelenggaraannya, system ini perlu dibantu oleh system
yang lain, seperti system abjad atau system tanggal. Sistem ini banyak digunakan
oleh kantor yang mempunyai cabang atau perwakilan dibeberapa daerah.
5. Sistem
Filling Nomor (Numeric Filling System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang
dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang
terdapat pada daftar klasifikasi.
6. Jelaskan dari
jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna
tersebut dapat menjadi sangat krusial ?
Jawab :
-
Nilai
Guna Primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer
meliputi :
·
Nilai
guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
·
Nilai
guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum
atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah.
·
Nilai
guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggung jawaban keuangan.
·
Nilai
guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
-
Nilai
Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi
pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban
kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai sekunder juga meliputi :
·
Nilai
guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut
diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
·
Nilai
guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan sebagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi
penciptanya.
7. Bagaimana saudara
dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari
Siklus Arsip Dinamis ?
Jawab :
Bisa kita lihat dari
ciri-ciri arsip tersebut. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan
sdcara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip
dinamis memiliki cirri-ciri sebagai berikut :
1. Arsip yang masih actual dan berlaki
secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
2. Arsip yang senantiasa masih berubah
nilai dan artinya menrut fungsinya.
3. Pada dasarnya arsip dinamis bersifat
tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti
ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan cirri diatas, maka
menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas :
-
Arsip aktif, yaitu arsif yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
-
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
- Arsip inaktif,
yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari- hari.
Siklus Arsip Dinamis
Arsip
dinamis biasanya memiliki empat tahap sikus hidup (life sicle).
Tahap pertama, adalah merupakan tahap
penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk
kertas, atau data dihasilkan dari komputer,
informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip
dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau ang
dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan
aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada
tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat
ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses
yang cepat, maka arsip dinamis disimpan dikantor pada tempat-tempat penyimpanan
seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus
hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis
yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai
(karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja
disuatu instansi atau perusahaan.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap
ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan
dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis
(record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alas an
hokum atau karena kebutuhan rujukan, dansebagainya.
Tahap keempat ilah tahap penyusutan dan
jadwan retensi arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil
berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administrative. Tindakan ini harus
dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali
(retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpu
secara alami ( accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip
diperlukan untuk menghemat ruang/tempat, memudahkan penemuan kembali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk
menyusutkan arsip.
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku dipemerintahan ?
Jawab :
Pemindahan arsip maksudnya ialah
memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center)
berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya
diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya,
USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing
fakultas, lembaga, UPT, dan sebagainnya, akan menyerahkan arsip inaktif yang
dimiliki keunit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dan sebagainya.
Disusutkan berdasarkan UU. No.8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti
dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip
instansi/adan pemerintahan.
CONTOH FORMAT JADWAL RETENSI ARSIP
No jenis/seri arsip jangka simpan
Aktif Inaktif
Keterangan
1.
Kepegawaian
-
Lamaran
kerja yang diterima 3 bulan – musnah
-
Lamaran
kerja yang diterima 6 bulan 1 tahun musnah
-
Cuti
1 tahun 1 tahun musnah
-
Personal
file professor…………sampai 3 tahun pension sesudah pension diserahkan
2.
Keuangan
-
Daftar
gaji 1 tahun 5 tahun musnah.
-
Kontrak
penjualan asset 1 tahun 5 tahun diserahkan arsip inaktif yang diserahkan kedepo
arsip seperti, perpustakaan dan depo arsip kota, perpustakaan dan depo arsip
provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan
disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki
nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb).
Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun
penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
CONTOH:
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini selasa tanggal 02 bulan
april tahun 2015, telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi
arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagai mana tercantum dalam Daftar
Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara :
Penghancuran dengan mesin penghancur kertas.
Saksi-saksi,
( Muhammad Arif) (Aris Hidayat) (Silvia
Anjani)
Petugas Bagiab Hukum Bagian Pengawasan
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini selasa, tanggal 02, bulan
april, tahun 2015, kami yang bertanda tngan dibawah ini :
1.
Nama
:
Putri Amalia
Jabatan : Kepala
Bagian Tata Usaha
Dalam
hal ini bertindak atas nama Dinas Pertanian dan Perikanan Kabupaten Sumedang.
Untuk
selanjutnya disebut pihak pertama.
2.
Nama : Anwar Syaputra
Jabatan : Kepala
Bagian Tata Usaha
Dalam hal ini
bertindak sebagai atas Arsip Nasional, RI (Perpustakaan dan Depo Arsip
Sumedang) untuk selanjutnya disebut pihak kedua, menyatakan telah mengadakan
serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar pertelaan
penyerahan untuk disimpan di bagian pusat arsip.
Yang
Menyerahkan, Yang
Menerima,
Putri Amalia Anwar
Syahputra
9. Jelaskan
menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes
File, Rotary Filling, Cardex, dan a modern organization is an information based
organization !
Jawab :
1. Map adalah
lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastikyang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar
1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map
sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut :
a.
Stopmap Folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak
jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih
dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif,
dimana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan
menggunakan tali.
b.
Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tegah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya
digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif,
tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di
dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang
tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara leteral pada lemari arsip atau
rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
2. Folder adalah
map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik
saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada bagian atas) untuk menuliskan
judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
3. Guide adalah
lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri
dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :
1.
Tab
guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
2.
Badan
guide, fungsinya untuk meopang arsip-arsip yang ada dibelakangnya.
Guide
ditempatkan de depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet,
atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map
snelhecter.
Guide dapat
dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip.Jika arsip berupa
surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide
dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil,
maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu
sebagai berikut :
1.
Guide
pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).
2.
Guide
kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (Sub subject)
3.
Guide
ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus
lagi.
4. Filing
Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Filing cabinet terdiri
berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file
cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5. Berkas kotak
( Box File) adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip
(warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
sejenis, atau berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke
samping)
6. Rotary Filing
(Alat penyimpanan berputar) adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secra berputar. Alat ini dapat digerakankan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
yang disimpan pada alat ini secara lateral.
7. Cardex (Card
Index) adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastic tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini
terbuat dari bahan besi baja.
10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat
memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip)
dengan luas 120 m per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila
menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?
Jawab :
Rak Konvensional
1.200 kg x 120 = 144.000 kg