JAWABAN UJIAN AKHIR MATERI KEARSIPAN

1. Undang-Undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut ?

Jawab :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi ?

Jawab :

1. Fungsi Arsip

a. Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dan segi kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.

3. Penyimpaan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.

4. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur dan tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

b. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal dua, fungsi arsip dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 

2. Fungsi Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negra.

2. Nilai Guna Arsip

            Setiap warkat yang disimpan pasti mempunyai kegunaan tertentu. Oleh karena itu, disebut sebagai arsip. Beberapa ahli yang mengemukakan nilai guna arsip adalah sebagai berikut:

a.       Vernon B. Santen

Menurut Vernon, nilai guna arsip dapat dikenal dengan sebutan ALFRED adalah sebagai berikut

-          Administrasi Value (nilai administrasi).

-          Legal Value (nilai hukum).

-          Fiscal Value (nilai keuangan).

-          Research Value (nilai penelitian).

-          Education Value (nilai pendidikan).

-          Documentation Value (nilai dokumentasi).

b.      Menurut Militon Reizfeld

-          Values for administrative use.

-          Values for legal use.

-          Values for fiscal use.

-          Values for policy use.

-          Values for operating use.

-          Values for histories use.

-          Values for research use.

c.       Menurut The Liang Gie

-          Nilai kegunaan administrasi

-          Nilai kegunaan hukum

-          Nilai kegunaan keuangan

-          Nilai kegunaan haluan organisasi

-          Nilai kegunaan organisasi

-          Nilai kegunaan sejarah

-          Nilai kegunaan penelitian

-          Nilai kegunaan penerangan

d.      Menurut Ensiklopdi Administrasi

Pada pokoknya suatu warkat mempuyai empat macam kegunaan yaitu :

-          Guna Informatoris, yaitu memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.

-          Guna Yuridis, yaitu sebagai alat bukti dalam suatu pengadilan

-          Guna Historis, yaitu arsip ang menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang telah lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai suatu peristiwa sejarah.

-          Guna Ilmiah, yaitu sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang serjana atau penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.

e.       Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

-          Nilai Guna Primer, yaituarsip yang bernilai guna bagi instansi atau individu yang menciptakan arsip itu sendiri.

-          Nilai Guna Sekunder, yaitu arsip yang bernilai guna di luar instansi atau individu yang menciptakan arsip tersebut.

3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas atau pun sebagai bukti sejarah ?

Jawab:

1.      Paper Records (Arsip Berbasis Kertas) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas, bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

2.      Audio Visual Records (Arsip Pandang-Dengar) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar, arsip pandang-dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

-          Arsip Gambar Statik (Static Image), contohnya foto.

-          Arsip Citra Bergerak (Moving Image), contohnya film, video dan sebagainya.

-          Arsip Rekaman Suara (Sound Recording), contohnya kaset.

3.      Machine-readable-records (Arsip Elektronik) merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetic, optical disk, cd rom dan sebagainya.

     

      Arsip yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum ataupun sebagai bukti sejarah yaitu Paper Record (Arsip Berbasis Kertas).

4. Sistem Pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan dilenbaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta !

Jawab :

1. Asas Sentralisasi

      Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan pada satu bagian/unit kerja sendiri, yang biasa disebut bagian/kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan secara sentralisasi ini dimaksudkan agar semua surat masuk dan surat keluar dalam suatu organisasi hanya melalui satu pintu. Artinya bahwa semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam satu tempat/ruang dan dikelola oleh satu unit tertentu, yaitu unit sentral (pusat).

      Penyelenggaran asas ini sangat cocok untuk organisasi yang masih sederhana. Asas ini dapat dijalankan dengan baik apabila masing-masing unit letaknya berdekatan, sehingga unit kersipan dapat melayani seluruh bagian yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

      Ada beberapa kelebihan/keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah sebagai berikut:

a.       Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip.

b.      Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggug jawab terpusat.

c.       Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan atau spesialisasi pegawai kearsipan .

d.      Menghilangkan kesamaan salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan.

e.       Menjamin bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama disimpan menjadi satu.

f.       Penghematan biaya, perlengkapan, dan pegawai.

g.      Lebih cocok digunakan untuk organisasi yang kecil karena permasalahannya belum kompleks.

Akan tetapi, asas ini juga mempunyai kelemahan yaitu :

a.       Karena tanggungjawab penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada satu unit maka jika ada permintaan arsip dalam waktu yang bersamaan tidak dapat segera ditemukan dan prosedur yang harus ditempuh untuk penemuannya cukup berbelit.

b.      Karena pegawai arsip adalah orang yang ahli dibidangnya, sehingga sedikit sekali memiliki pengetahuan dibidang lainnya.

c.       Sistem dan prosedur yang digunakan pada unit pusat mungkin sama sekali tidak cocok untuk semua bagian yang ada. Misalnya, unit kepegawaian memakai system abjad, tetapi unit pemasaran lebih cocok jika menggunakan system wilayah.

d.      Semakin besar organisasi dan semakin kompleks permasalahan bagian unit kearsipan, makin mudah hilangnya surat-surat dan sulit penemuan kembali arsip.

e.       Pegawai baru dan pegawai bagian lain tidak ada kesempatan untuk mempelajari system penyimpanan.

f.       Unit pusat lebih cenderung untuk menyingkirkan arsip yang dianggap tidak penting dan tidak terpakai oleh semua unit organisasi, yang kadang-kadang anggapan ini keliru. Misalnya arsip yang oleh unit pusat sudah pantas disingkirkan, tetapi oleh bagian lain masih diperlukan.

g.      Tidak cocok untuk kantor yang sudah kompleks masalahnya.

2. Asas Desentralisasi

      Asas Desentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada satu bagian/unit kerja tersendiri, tetapi penyelenggaraan kearsipan dilakukan dimasing-masing bagian/unit.

      Pada asas ini semua bagian/unit yang ada dalam organisasi mengurus arsipnya masing-masing. Penyimpanan arsip dilakukan pada tiap bagian untuk kepentingan bagiannya. Pada asas ini       tanggung jawab kearsipan bukan tanggung jawab pusat, namun menjadi tanggung jawab unit kerjanya. Penyeleggaraan arsip secara desentralisasi dapat dipakai pada organisasi besar, yang permasalahannya sudah cukup kompleks dan masing-masing letaknya berjauhan (terpisah) atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.

      Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut :

a.       Karena setiap unit dalam setiap organisasi bebas melaksanakan system kearsipan sendiri, maka pimpinan unit akan lebih mudah mendapatkan arsip yang dibutuhkan.

b.      Waktu dan tenaga untuk menmukan arsip lebih efesien karena arsip disimpan pada masing-masing unit organisasi.

c.       Unit akan lebih mudah menyesuaikan system dan metode kearsipan yang paling cocok.

d.      Pengawasan arsip pada masing-masing unit akan mudah.

e.       Kerahasiaan arsip pada masing-masing unit akan terjamin.

      Adapun kelemahan dari asas desentralisasi adalah sebagai berikut :

a.       Kemungkinan terjadinya kesamaan arsip, karena tiap unit mengurus arsipnya sendiri.

b.      Kesamaan arsip sering terjadi karena beberapa unit memerlukan salinan atas surat yang masuk dan surat keluar dari unit tertentu.

c.       Tidak ada keseragaman dalam prosedur kerja dan perlengkapan.

d.      Pimpinan tertinggi sulit dalam mengambil keputusan karena menunggu informasi  arsip dari masing-masing unit/bagian.

e.       Pemborosan biaya dan perlengkapan.

f.       Bagian lain terpaksa harus menunggu jika membutuhkan arsip yang sama dari unit kearsipan

Asas yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah yaitu “Asas Desentralisasi” dan Asas yang paling cocok digunakan di lembaga pendidikan swasta yaitu “Asas Sentralisasi”.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah  filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan ?

Jawab :

      Filling adalah suatu rangkaian kerja secara teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dengan cepat dan tepat ditemukan kembali.

      Tujuan dari kegiatan filling adalah untuk menghemat waktu, tampat, dan tenaga, baik saat penyimpanan maupun penemuan kembali arsip.

      Macam-macam filling system :

1. Sistem Filling Abjad (Alphabetic Filling System)

      Sistem abjad adalah system penyimpanan dan penempuan kembali arsip berdasarkan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama si pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/si penerima surat. Nama-nama tersebut terlebih dahulu diindeks berdasarkan peraturan yang berlaku. Berdasarkan indeks inilah warkat diberi kode.

2. Sistem Filling Masalah (Subject Filling System)

      Sistem subjek adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau isi pokok surat. Biasanya masalah atau isi pokok surat dapat dilihat dalam perihal surat.

3. Sistem Filling Tanggal (Chronological Filling System)

      Sistem tanggal adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Dalam system ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu tanggal pembuatan warkat/surat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu tersendiri. Sistem tanggal disebut juga system kronologis.

4. Sitem Filling Wilayah (Geographic Filling System)

      Sistem wilayah adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah atau daerah surat itu berasal atau dibuat. Sistem ini pada dasarnya berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan sebagai kelompok atau tempat penyimpanan surat. Demikian juga dalam penyelenggaraannya, system ini perlu dibantu oleh system yang lain, seperti system abjad atau system tanggal. Sistem ini banyak digunakan oleh kantor yang mempunyai cabang atau perwakilan dibeberapa daerah.

5. Sistem Filling Nomor (Numeric Filling System)

      Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?

Jawab :

-          Nilai Guna Primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer meliputi :

·         Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

·         Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah.

·         Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.

·         Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

-          Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai sekunder juga meliputi :

·         Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

·         Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan sebagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.

7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis ?

Jawab :

Bisa kita lihat dari ciri-ciri arsip tersebut. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan sdcara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiliki cirri-ciri sebagai berikut :

1. Arsip yang masih actual dan berlaki secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menrut fungsinya.

3. Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan cirri diatas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas :

            - Arsip aktif, yaitu arsif yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor

            - Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun

- Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-   hari.

Siklus Arsip Dinamis

            Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap sikus hidup (life sicle).

Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari  komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau ang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan dikantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja disuatu instansi atau perusahaan.

Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alas an hokum atau karena kebutuhan rujukan, dansebagainya.

Tahap keempat ilah tahap penyusutan dan jadwan retensi arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administrative. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpu secara alami ( accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruang/tempat, memudahkan penemuan kembali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku dipemerintahan ?

Jawab :

Pemindahan arsip maksudnya ialah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing fakultas, lembaga, UPT, dan sebagainnya, akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki keunit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dan sebagainya. Disusutkan berdasarkan UU. No.8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/adan pemerintahan.

CONTOH FORMAT JADWAL RETENSI ARSIP

No jenis/seri arsip jangka simpan

Aktif Inaktif

Keterangan

1.      Kepegawaian

-          Lamaran kerja yang diterima 3 bulan – musnah

-          Lamaran kerja yang diterima 6 bulan 1 tahun musnah

-          Cuti 1 tahun 1 tahun musnah

-          Personal file professor…………sampai 3 tahun pension sesudah pension diserahkan

2.      Keuangan

-          Daftar gaji 1 tahun 5 tahun musnah.

-          Kontrak penjualan asset 1 tahun 5 tahun diserahkan arsip inaktif yang diserahkan kedepo arsip seperti, perpustakaan dan depo arsip kota, perpustakaan dan depo arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah,  dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb).

Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

CONTOH:

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini selasa tanggal 02 bulan april tahun 2015, telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagai mana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara : Penghancuran dengan mesin penghancur kertas.

Saksi-saksi,

( Muhammad Arif) (Aris Hidayat) (Silvia Anjani)

Petugas Bagiab Hukum Bagian Pengawasan

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini selasa, tanggal 02, bulan april, tahun 2015, kami yang bertanda tngan dibawah ini :

1.      Nama    : Putri Amalia

Jabatan : Kepala Bagian Tata Usaha

            Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas Pertanian dan Perikanan Kabupaten Sumedang.

            Untuk selanjutnya disebut pihak pertama.

2.      Nama   : Anwar Syaputra

Jabatan : Kepala Bagian Tata Usaha

Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional, RI (Perpustakaan dan Depo Arsip Sumedang) untuk selanjutnya disebut pihak kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar pertelaan penyerahan untuk disimpan di bagian pusat arsip.

Yang Menyerahkan,                                                                Yang Menerima,

                  Putri Amalia                                                                       Anwar Syahputra

9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cardex, dan a modern organization is an information based organization !

Jawab :

1. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastikyang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut :

a. Stopmap Folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, dimana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tegah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara leteral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

2. Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada bagian atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

3. Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

1.      Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

2.      Badan guide, fungsinya untuk meopang arsip-arsip yang ada dibelakangnya.

Guide ditempatkan de depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip.Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut :

1.      Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

2.      Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (Sub subject)

3.      Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

4. Filing Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

5. Berkas kotak ( Box File) adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping)

6. Rotary Filing (Alat penyimpanan berputar) adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secra berputar. Alat ini dapat digerakankan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip yang disimpan pada alat ini secara lateral.

7. Cardex (Card Index) adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastic tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?

Jawab : 

Rak Konvensional

1.200 kg x 120 = 144.000 kg