ARSIP DAN KEARSIPAN
· Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
· Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
ARSIP
DINAMIS DAN STATIS
· Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.
· Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai gunakesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
ARSIP
AKTIF DAN INAKTIF
· Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
· Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
ARSIP
VITAL, TERJAGA DAN UMUM
· Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
· Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
· Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori
arsip terjaga.
ARSIPARIS
DAN ANRI
· Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
· Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI
adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota
negara.
PENCIPTA
DAN PENGOLAH ARSIP
· Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
· Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
JADWAL
RETENSI ARSIP
DAN PENYUSUTAN ARSIP
DAN PENYUSUTAN ARSIP
· Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
· Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
PUSAT ARSIP
Pengertian
· Records Center (Pusat Arsip) dapat diartikan sebagai suatu
bagian dari unit kearsipan yang berfungsi untuk mengolah dan menyimpan arsip
inaktif, menyusutkan dan menyajikannya bagi kepentingan organisasi/perusahaan.
· Pengaturan Records Center terutama berkaitan dengan
penetapan standard/spesifikasi.
· Standar Records Center dimaksudkan untuk menjamin
efektifitas pengelolaan, keselamatan dan keamanan arsip.
Standar
Records Center
1.
Lokasi; lokasi Records Center harus bebas dari banjir dan kebakaran;
2.
Konstruksi : kontruksi harus tahan api dan tahan rayap.
3.
Ruang : ruang yang harus tersedia adalah : ruang penerimaan, pengolahan,
penyimpanan, pelayanan, pemusnahan, fumigasi, ruang mikrofilm.
4.
Suhu/temperatur, sirkulasi udara.
5.
Peralatan : peralatan yang diperlukan.
6.
Keselamatan/safety.
7.
Keamanan/security.
Pengelolaan
Records Centre
ln house Records Center
· ln house Records Center merupakan pengelolaan arsip inaktif
yang sepenuhnya dilakukan oleh organisasi/perusahaan.
Commercial Record Centre
· commercial Records center merupakan kegiatan jasa pelayanan
di bidang earsipan khususnya dalam hal menyediakan jasa pengelolaan dan
penyimpanan arsi
· Menggunakan jasa commercial Records center maka pengelolaan
arsip inaktif akan dilakukan oleh pihak luar organisasi.
· Keuntungan penggunaan jasa ini adalah organisasi tidak perlu
mengeluarkan biaya untuk pembangunan gedung, peralatan dan sebagainya, tetapi
hanya mengeluarkan biaya jasa kepada pihak pengelola Records Center
Kewajiban/jasa
yang diberikan
Records Center
Records Center
1. Penyediaan tempat penyimpanan arsip.
2. Menjamin keselamatan arsip terhadap faktor-faktor yang
memungkinkan hilang, rusak, atau musnahnya arsip.
3. Pemusnahan arsip.
4. Jasa mikrofilm.
5. Konsultasi kearsipan dan
6. Antar jemput arsip serta pelayanan arsip
TEKNIK PERAWATAN ARSIP DINAMIS
PENGANTAR
· Arsip merupakan salah satu sumber informasi.
· Karenanya arsip tersebut perlu dirawat agar informasi yang
tersimpan di dalamnya dapat tetap digunakan dan dilestarikan.
· Perawatan ini sering diabaikan karena memerlukan keahlian
khusus.
· Arsip merupakan salah satu sumber informasi.
· Karenanya arsip tersebut perlu dirawat agar informasi yang
tersimpan di dalamnya dapat tetap digunakan dan dilestarikan.
· Perawatan ini sering diabaikan karena memerlukan keahlian
khusus.
Faktor-Faktor
Kerusakan Arsip
1. Faktor Biologis.
2. Fisik
3. Kimiawi.
4. Lainnya
FAKTOR
BIOLOGIS
· Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor biologis ini
banyak terjadi didaerah tropis. Faktor biologis yang dimaksud adalah serangga.
· Jenis serangga yang banyak merusak arsip adalah rayap,
ngengat, kutu buku, dan psocids.
· Perawatan arsip terhadap faktor ini dapat dilakukan dengan
cara fumigasi dengan menggunakan bahan kimia yang dapat membunuh serangga-
serangga tersebut.
FAKTOR
FISIK
· Kerusakan fisik arsip dapat disebabkan oleh faktor cahaya,
panas dan air yang ketiganya menyebabkan perubahan-perubahan phatochemical,
hydrolytic atau oxrdafic didalam kertas.
· Penyebab paling utama kehancuran arsip khususnya arsip
kertas adalah sinar ultraviolet.
· Kerusakan lainnya adalah karena radiasi energy.
· Selain itu derajat panas dan kadar kelembaban juga
berpengaruh pada fisik arsip.
FAKTOR
KIMIAWI
· Faktor kimiawi perusak arsip diantaranya adalah gas asidik,
pencemaran atsmosfir, debu dan tinta.
· Faktor lainnya adalah keasaman yang dikandung oleh kertas
arsip itu sendiri.
· Cara mengantisipasi kerusakan arsip oleh faktor kimiawi ini
adalah dengan pengaturan suhu dan kelembaban dan penggunaan kertas yang bebas
asam untuk arsip penting dan arsip vital.
FAKTOR
LAINNYA
· Adalah faktor alam seperti kebanjiran, gempa bumi dan
kebakaran.
· Untuk mengantisipasi kerusakan arsip akibat faktor ini
adalah dengan menggunakan sarana dan tempat penyinaran saja. Misalnya untuk
menghindari banjir maka ruang penyimpanan arsip tidak dilantai dasar atau
dibawah tanah.
· Untuk menghindari kebakaran maka arsip-arsip penting harus
disimpan dilemari yang tahan api.
PERALATAN KEARSIPAN
· PORTEPEL adalah
sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya
menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau
warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau
warkat tersebut.
Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder
1. paper shredder
2. usb-paper-shredder
3. mesin penghancur dokumen
Asas
Penyelenggaraan Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan
a.
Asas
kepastian hukum
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan,
kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara.
b. Asas keautentikan dan keterpercayaan
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang
pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan
sebagai bukti dan bahan akuntabilitas
c. Asas Keutuhan;
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga
kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi
maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan
arsip
d. Asas
asal usul (principle of provenance);
Maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak
dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip
dapat melekat pada konteks penciptaannya
e.
Asas aturan asli (principle of original order);
Maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau
sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip.
f. Asas keamanan dan keselamatan;
· Disini “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan
informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
· Disini “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan
oleh alam maupun perbuatan manusia
g.
Asas keprofesionalan
Maksudnya “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan
h. Asas Keresponsifan
Disini “keresponsifan” adalah penyelenggara kearsipan
harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait
dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau
hilangnya arsip
i.
Asas Keantisipatifan
Maksudnya “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan
bernegara.
j.
Asas Kepartisipatifan.
Maksudnya “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat
di bidang kearsipan.
k.
Asas Akuntabilitas
Maksudnya “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus memperhatikan arsip sebagai
bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan
dan peristiwa yang direkam
Maksudnya “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan
bernegara.
m. Asas aksesibilitas
· Disini “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi
masyarakat untuk memanfaatkan arsip
n. Asas Kepentingan Umum.
· Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum
dan tanpa diskriminasi.