ARSIP DAN KEARSIPAN

ARSIP DAN KEARSIPAN

·     Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

·     Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

ARSIP DINAMIS DAN STATIS

·     Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.

·     Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai gunakesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

ARSIP AKTIF DAN INAKTIF

·     Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

·     Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

ARSIP VITAL, TERJAGA DAN UMUM

·     Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

·     Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

·     Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

ARSIPARIS  DAN ANRI

·     Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

·     Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

PENCIPTA DAN PENGOLAH ARSIP

·     Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

·     Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.

JADWAL RETENSI ARSIP
DAN PENYUSUTAN ARSIP

·     Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

·     Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

PUSAT ARSIP

Pengertian

·     Records Center (Pusat Arsip) dapat diartikan sebagai suatu bagian dari unit kearsipan yang berfungsi untuk mengolah dan menyimpan arsip inaktif, menyusutkan dan menyajikannya bagi kepentingan organisasi/perusahaan.

·     Pengaturan Records Center terutama berkaitan dengan penetapan standard/spesifikasi.

·     Standar Records Center dimaksudkan untuk menjamin efektifitas pengelolaan, keselamatan dan keamanan arsip.

Standar Records Center

1. Lokasi; lokasi Records Center harus bebas dari banjir dan kebakaran;

2. Konstruksi : kontruksi harus tahan api dan tahan rayap.

3. Ruang : ruang yang harus tersedia adalah : ruang penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemusnahan, fumigasi, ruang mikrofilm.

4. Suhu/temperatur, sirkulasi udara.

5. Peralatan : peralatan yang diperlukan.

6. Keselamatan/safety.

7. Keamanan/security.

Pengelolaan Records Centre

ln house Records Center

·     ln house Records Center merupakan pengelolaan arsip inaktif yang sepenuhnya dilakukan oleh organisasi/perusahaan.

Commercial Record Centre

·     commercial Records center merupakan kegiatan jasa pelayanan di bidang  earsipan khususnya dalam hal menyediakan jasa pengelolaan dan penyimpanan arsi

·     Menggunakan jasa commercial Records center maka pengelolaan arsip inaktif akan dilakukan oleh pihak luar organisasi.

·     Keuntungan penggunaan jasa ini adalah organisasi tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembangunan gedung, peralatan dan sebagainya, tetapi hanya mengeluarkan biaya jasa kepada pihak pengelola Records Center

Kewajiban/jasa yang diberikan
Records Center

1.  Penyediaan tempat penyimpanan arsip.

2.  Menjamin keselamatan arsip terhadap faktor-faktor yang memungkinkan hilang, rusak, atau musnahnya arsip.

3.  Pemusnahan arsip.

4.  Jasa mikrofilm.

5.  Konsultasi kearsipan dan

6.  Antar jemput arsip serta pelayanan arsip

TEKNIK PERAWATAN ARSIP DINAMIS

PENGANTAR

·     Arsip merupakan salah satu sumber informasi.

·     Karenanya arsip tersebut perlu dirawat agar informasi yang tersimpan di dalamnya dapat tetap digunakan dan dilestarikan.

·     Perawatan ini sering diabaikan karena memerlukan keahlian khusus.

·     Arsip merupakan salah satu sumber informasi.

·     Karenanya arsip tersebut perlu dirawat agar informasi yang tersimpan di dalamnya dapat tetap digunakan dan dilestarikan.

·     Perawatan ini sering diabaikan karena memerlukan keahlian khusus.

Faktor-Faktor Kerusakan Arsip

1.  Faktor Biologis.

2.  Fisik

3.  Kimiawi.

4.  Lainnya

FAKTOR  BIOLOGIS

·     Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor biologis ini banyak terjadi didaerah tropis. Faktor biologis yang dimaksud adalah serangga.

·     Jenis serangga yang banyak merusak arsip adalah rayap, ngengat, kutu buku, dan psocids.

·     Perawatan arsip terhadap faktor ini dapat dilakukan dengan cara fumigasi dengan menggunakan bahan kimia yang dapat membunuh serangga- serangga tersebut.

FAKTOR FISIK

·     Kerusakan fisik arsip dapat disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air yang ketiganya menyebabkan perubahan-perubahan phatochemical, hydrolytic atau oxrdafic didalam kertas.

·     Penyebab paling utama kehancuran arsip khususnya arsip kertas adalah sinar ultraviolet.

·     Kerusakan lainnya adalah karena radiasi energy.

·     Selain itu derajat panas dan kadar kelembaban juga berpengaruh pada fisik arsip.

FAKTOR KIMIAWI

·     Faktor kimiawi perusak arsip diantaranya adalah gas asidik, pencemaran atsmosfir, debu dan tinta.

·     Faktor lainnya adalah keasaman yang dikandung oleh kertas arsip itu sendiri.

·     Cara mengantisipasi kerusakan arsip oleh faktor kimiawi ini adalah dengan pengaturan suhu dan kelembaban dan penggunaan kertas yang bebas asam untuk arsip penting dan arsip vital.

FAKTOR LAINNYA

·     Adalah faktor alam seperti kebanjiran, gempa bumi dan kebakaran.

·     Untuk mengantisipasi kerusakan arsip akibat faktor ini adalah dengan menggunakan sarana dan tempat penyinaran saja. Misalnya untuk menghindari banjir maka ruang penyimpanan arsip tidak dilantai dasar atau dibawah tanah.

·     Untuk menghindari kebakaran maka arsip-arsip penting harus disimpan dilemari yang tahan api.

PERALATAN KEARSIPAN

·     PORTEPEL adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

1.  paper shredder

2.  usb-paper-shredder

3.  mesin penghancur dokumen

Asas
Penyelenggaraan Kearsipan

a.   Asas kepastian hukum

Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara.

       b.     Asas keautentikan dan keterpercayaan

Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas

      
        c.   Asas Keutuhan;

Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan  keterpercayaan arsip

        d.  Asas asal usul (principle of provenance);

Maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya

        e.    Asas aturan asli (principle of original order);

Maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

        f.   Asas keamanan dan keselamatan;

·     Disini “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

·     Disini “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia

        g.    Asas keprofesionalan

Maksudnya “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan

          h.  Asas Keresponsifan

Disini  “keresponsifan” adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip

          i. Asas Keantisipatifan

Maksudnya “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara.

          j. Asas Kepartisipatifan.

Maksudnya “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

          k. Asas Akuntabilitas

Maksudnya “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai

bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam

          l. Asas Kemanfaatan;

Maksudnya “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.

         m. Asas aksesibilitas

·     Disini “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip

         n. Asas Kepentingan Umum.

·     Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.